Mengapa Harus Menata Arsip?
Lajunya pertumbuhan arsip yang dihasilkan dari proses administrasi akan menyebabkan terjadinya penumpukan dan menimbulkan masalah yang serius, seperti meningkatnya kebutuhan akan ruang penyimpanan arsip, peralatan, SDM serta kesulitan untuk penemuan kembali arsip apabila dibutuhkan. Oleh karena itu, usaha-usaha untuk mengantisipasi permasalahan tersebut sudah waktunya untuk dipersiapkan, antara lain berupa penyusunan sistem pengelolaan arsip, penataan fisik arsip, dan aplikasi pengelolaan arsip. Penyelenggaraan pengelolaan arsip instansi sebagai bagian integrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan. Upaya-upaya penyelenggaraan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi instansi. Arsip merupakan informasi terekam yang berperan sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan pimpinan secara akurat, cepat, tepat sesuai dengan jenjang tingkatannya. Di samping itu, arsip sebagai bukti tertulis merupakan alat bukti kuat dan mempunyai kedudukan di dalam hukum acara di Indonesia. Pada saatnya nanti arsip juga berfungsi sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa dan bahan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang.
Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, mengharuskan penyesuaian segala bentuk kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penyimpanan arsip instansi. Ada beberapa perubahan mendasar yang harus dilakukan sesuai dengan kewajiban menyimpan arsip dan perkembangan teknologi di bidang kearsipan, Hal inibertujuanuntukmendapatkanpencapaian efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan arsip instansi dapat dicapai secara maksimal. Tercapainya efisiensi sangat berkaitan dengan pengurangan ruang penyimpanan dan biaya pengelolaan, sedangkan efektifitas sangat berkaitan dengan kemudahan pencarian arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan. Di samping itu arsip sebagai pusat ingatan berfungsi sebagai bahan pengambil keputusan dalam membuat suatu kebijakan, sebagai alat pembuktian sudah selayaknya arsip dikelola secara baik dan menyeluruh. Dan yang tak kalah pentingnya adalah pengelolaan arsip yang didasarkan atas ketentuan dan prosedur hukum yang berlaku akan memberikan jaminan kepastian hukum dalam pelaksanaan penyusutannya. Kegiatan penataan arsip yang sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan, dimaksudkan agar penyelenggaraan penataan arsip sebagai sumber informasi dan alat bukti hukum serta penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tepat dan akurat serta lengkap untuk meningkatkan kualitasdan efektifitas pengelolaan arsip di lingkunganInstansi.
